Dear Parents and Guardians,
All students transitioning between schools are required to provide updated proof of residence. The residency requirement is established by State law (COMAR) and further clarified by local Board of Education policy and administrative procedures. Enrollment is subject to audit by the Maryland State Department (MSDE) and penalties are assessed for violations; therefore, it is important for school principals/registrars at all schools to maintain accurate and current information about each student.
When your child enters a different school for any reason, you must complete registration documents for the new school. In order to avoid delays at the start of the school year and to assist in developing student schedules, you must complete the registration documents online or if having difficulty, contact the school for an appointment. If you have completed registration at a program school and provided updated residence information, notify your current school of the pre-registration. The previously accepted proof of age, guardianship, and immunization can be used, but updated proof of residence is required. In order to complete the registration process, you must do the following:
- Complete a Student Registration Application online- visit https://pgcpsmdc.scriborder.com/ and select Transitional
Enrollment.
- Proof of residence may be established by uploading the following documents: settlement papers, lease/rental agreement, deed of property, mortgage statement, or a current property tax bill. Settlement papers, lease agreement, and rental agreements must be signed and dated by all parties. Additional items, including 2 recent pieces of mail, may be required if there are concerns regarding the proof of residence, if the original term of the lease has expired, or if the ownership information is more than one year old. These documents must be items dated within 30 days of submission and may include the following: non-cell phone bill, utility bill, credit card statement, bank statement, mail from government agencies (excluding PGCPS) for official correspondence, hospital bill, W2 forms or auto, home, or health insurance policy. On-line pdf documents are acceptable as proof of residence. On-line documents and/or DocuSign/Certified formal electronic signatures are acceptable. Private party leases must be notarized by the landlord or a notarized letter from the landlord must be provided with the original lease. Photocopies are not acceptable. Proof of residence for families using Shared Housing Affidavits must include a new notarized affidavit (the relative or friend, with whom the parent(s)/guardian(s) resides, must show their proof of residence as indicated above) plus two additional proofs. These documents must be items dated within 30 days of submission and may include the following: non-cell phone bill, utility bill, credit card statement, bank statement, mail from government agencies (excluding PGCPS)
for official correspondence, hospital bill, W2 forms or auto, home, or health insurance policy. On-line pdf documents are acceptable as proof of residence. Photocopies are not acceptable.
Parents of transitioning students should complete registration documents online. If applicable, student schedules for next year will be held if this data is not complete. Until acceptable proof of residence is received, the student is noncompliant with the Board of Education policy and procedure and may not attend the new school for the 2024-2025 school year. Your assistance in easing the transition between schools is appreciated. Please contact your local school for additional information.
Sincerely,
Millard House II
Superintendent
Estimados Padres y Tutores,
Se requiere que todos los estudiantes en transición entre escuelas proporcionen un comprobante de residencia actualizado. El requisito de residencia está establecido por la ley estatal (COMAR) y clarificado por la política de la Junta de Educación local y los procedimientos administrativos. La matriculación queda sujeta a auditoria por parte del Departamento del Estado de Maryland (MSDE) y se impondrán multas por infracciones; por lo tanto, es muy importante para el director y encargado de inscripciones mantener la información exacta y actualizada sobre cada uno de los estudiantes. Cuando por cualquier motivo su niño entra a una escuela diferente, usted debe completar los documentos de inscripción para la nueva escuela.
Con el fin de evitar demoras al principio del año escolar y para ayudar en el desarrollo de horarios estudiantiles, usted debe de completar los documentos de inscripción en línea o si tiene dificultades, comuníquese con la escuela para programar una cita. Si ha completado la inscripción en una escuela del programa y ha proporcionado la información de residencia actualizada, notifique a la escuela actual sobre la pre-inscripción. Se puede utilizar el comprobante de edad, tutela y vacunación previamente aceptado, pero se requiere un comprobante actualizado de residencia. Para completar el proceso de inscripción, usted debe de hacer lo siguiente:
- Completar la forma de inscripción de alumnos en línea - visite https://pgcpsmdc.scriborder.com/ y seleccione Inscripción de transición.
- El comprobante de residencia puede ser establecido cargando los siguientes documentos: documentos de liquidación, contrato de arrendamiento o de alquiler, escritura de propiedad, estado de hipoteca, o una factura de impuestos sobre la propiedad. Estos documentos deben ser originales. Los documentos de liquidación, contrato de arrendamiento, contrato de alquiler deben estar firmados y fechados por todos los interesados. Los elementos adicionales como correo postal reciente pueden ser necesarios si existen dudas sobre la residencia, si el término original del contrato de arrendamiento está vencido, o si la información de titularidad tiene más de un año. Los documentos proporcionados deben ser originales, no copias. Estos documentos deben ser enviados por correo postal estadounidense (dentro de 30 días) y pueden incluir lo siguiente: factura de teléfono que no sea celular, factura de servicios, estado de tarjeta de crédito, estado de cuenta bancaria, correo postal de agencias gubernamentales (excluyendo PGCPS) para correspondencia oficial, factura de hospital, formas W2 ó de auto, hogar, o póliza de seguro de salud. Los documentos pdf en línea son aceptables como prueba de residencia. Se aceptan documentos en línea y/o firmas electrónicas formales certificadas / DocuSign. Arrendamientos por partes privadas deben estar notariados por el propietario o una carta notariada del propietario deberá ser proporcionada con el arrendamiento original.
- El comprobante de residencia para familias mediante una declaración de vivienda compartida debe incluir una declaración nueva ynotariada (el pariente o amigo, con quienes viven los padres/tutores, deben mostrar pruebas de residencia como se indica arriba) más dos comprobantes adicionales. Estos hacen Los documentos pueden incluir lo siguiente (con fecha dentro de 30 días): factura de teléfono que no sea celular, factura de servicios, estado de tarjeta de crédito, estado de cuenta bancaria, correo de agencias gubernamentales (excluyendo PGCPS) para correspondencia oficial, factura de hospital, formas W2 ó de auto, hogar, o póliza de seguro de salud. Los documentos pdf en línea son aceptables como prueba de residencia. Las fotocopias no son aceptables.
Los padres de estudiantes en transiciones deben completar los documentos de inscripción en línea. Los horarios estudiantiles serán retenidos si la información no está completa. Hasta que se reciba una prueba aceptable de residencia, el estudiante está en incumplimiento con la política de la Junta de Educación y procedimiento y no puede asistir a la nueva escuela para el año escolar 2024-25. Se agradece su ayuda para facilitar la transición entre las escuelas. Por favor póngase en contacto con su escuela local para obtener más información.
Atentamente,
Millard House II
Superintendente
